Le groupe Ramsay Santé crée un référentiel RH pour améliorer le pilotage de ses ressources humaines, de ses salariés et de tous ses différents types de collaborateurs. Pour cela, il fait appel à la société de services Apgar pour une centralisation de données sur la plateforme de MDM (Master Data Management) de l’éditeur Semarchy.
440 établissements de santé et 38 000 employés
Ramsay Santé est un puissant groupe de cliniques privées dont le siège se trouve à Paris. C’est une entreprise privée qui travaille avec des praticiens libéraux au service des patients. Le groupe compte 440 établissements de santé pour 10 millions de visites de patients par an. Le groupe emploie 38 000 personnes dont 9 300 praticiens libéraux. La solution de Master Data Management concerne près de 200 collaborateurs employés en établissement auprès des services RH et du management.
Le MDM vise à améliorer la qualité des données, leur fiabilité, leur sécurité et à réduire les tâches administratives
La création d’un référentiel des personnels vise à établir un langage commun sur l’ensemble des salariés et des autres types de collaborateurs, c’est-à-dire les praticiens libéraux, les partenaires consultants, les intérimaires et les vacataires. Cette démarche vise d’abord pour Ramsay Santé à améliorer la sécurité des données, notamment lors du départ de salariés du groupe. Ensuite, l’accès à des données de qualité a un impact significatif sur la productivité des équipes RH, notamment en réduisant les activités administratives et la ressaisie d’information dans les systèmes du groupe.
Le MDM va servir au déploiement de services numériques
Les équipes RH seront en mesure d’établir et de suivre des KPIs dans le but de mieux analyser l’activité des équipes sur l’ensemble des 5 pays du groupe. L’outil de MDM va permettre également au groupe Ramsay Santé d’assurer des services numériques et des workflows pour l’ensemble de ses équipes, comme la mise en place d’un portail d’accompagnement pour l’accueil des nouveaux salariés.
« Auparavant, les données concernant la paie des salariés étaient réparties dans plus de 120 bases de données«
« C’était un vrai casse-tête pour nos équipes RH » ajoute-t-il. La centralisation de données fiables grâce au MDM donne un point d’appui pour les équipes informatiques et les contrôle des droits d’accès à l’information sur les personnes. « On contrôle beaucoup mieux qui accède à quelle information et qui n’a pas ce droit d’accès ou qui ne l’a plus » pointe-t-il. Côté technique, les données sont partagées grâce à l’API (interface applicative) de la plateforme MDM.
Travail entre les informaticiens et les experts métiers sur des définitions communes
Pour la mise en place concrète du référentiel de MDM, le groupe Ramsay Santé a fait appel à Apgar, société de services et de conseil, spécialiste du Data management et de l’IA et partenaire de l’éditeur Semarchy. Au sein du groupe Ramsay, le projet a été soutenu par les équipes data et informatique, ainsi que par des experts métiers, qui ont travaillé afin de s’accorder sur des définitions communes des données au sein du groupe, ce qui est toujours un défi dans toutes les entreprises.
Actuellement, seules les données des salariés français alimentent le référentiel RH de Ramsay Santé
« Aujourd’hui, le déploiement des processus de mise en qualité des données dans les établissements se déroule bien, avec une remarquable réception des équipes » se réjouit Fabrice Morlet. « L’accord passé avec les équipes RH locales consiste à maintenir une donnée fiable dans le MDM et à déployer cette information dans les outils le plus automatiquement possible » présente-t-il.
Les premières étapes sont prometteuses
Il reste encore du pain sur la planche. « Le chemin est encore long, mais les premières étapes sont prometteuses et soutenues par les équipes locales et au siège » constate-t-il. Il anticipe de nombreux bénéfices grâce à la mise en place de cette plateforme MDM. « Au-delà de la réduction de tâches administratives, ce référentiel va permettre d’accélérer le déploiement de services digitaux sur les prochaines années, tels qu’un portail Salarié de type SIRH ou encore des outils de suivi de carrières et de formation » annonce-t-il.
« Nous avons construit une maison de qualité pour la ‘Master Data’, avec une porte dorée pour les accès privilégiés »
Un chatbot est raccordé au MDM pour l’interroger. « Cet ensemble de données fiables nous permet d’alimenter un chatbot qui facilite l’accès et la découverte des données en répondant aux besoins spécifiques des utilisateurs » poursuit-il. « Cette initiative est en cours de réalisation. Elle va permettre d’optimiser leurs processus, et simplifier l’accès aux informations tout en conservant un contrôle sur la sécurité et la confidentialité » précise-t-il. « Notre objectif est de rendre les données MDM et les autres systèmes facilement accessibles grâce à l’IA » conclut-il.
